什么是高效會議？如何策劃高效會議？

具有以下八個特點的會議可稱為高效會議，詳見圖1。圖1高效會議的八個特點 對于一次會議來說，高效的會議實際上是在正式宣布開始之前開始的。高效會議的第一步是確定是否有必要開會。 這種確認似乎是多余的，但實際上是必不可少的。這一步的作用相當于一個篩選器，它使那些根本不符合發(fā)生條件的會議提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生做好第一關。 如果確認有必要召開會議，下一步就是如何籌劃會議。 讓我們談談如何計劃一個高效的會議。 高效會議的規(guī)劃從以下六個方面進行，包括：（1）明確會議目的；（2）確定會議主題和時間分配；（3）選擇參與者；（4）選擇會議地點；（5）發(fā)布會議通知；（6）提前分發(fā)會議材料。 1.明確會議目的 會議的目的通常有以下四種類型。 (1)信息傳達型。將管理信息傳遞給參與者，主要是信息通報，參與者的角色主要是聽取和記錄，會后傳達。 (2)問題解決型。會議主要是解決生產(chǎn)、供銷協(xié)調(diào)會等管理問題。 (3)制定計劃型。會議主要是通過會議討論計劃的合理性和部門之間的銜接與合作，制定目標計劃。 (4)利益調(diào)整型。會議主要解決組織調(diào)整、權力調(diào)整和利益調(diào)整等問題。 2.確定會議議題和時間分配 分解問題，確定會議問題，檢查會議問題是否符合會議目的。 在會議準備過程中，如何設計高質(zhì)量的會議問題對會議組織者來說是一個難題。讓我們用一些例子來幫助讀者了解會議問題的設計方法。 高質(zhì)量會議問題的設計有兩個原則：一是牢記從頭到尾，二是學會解決問題。 以會議最終目標為出發(fā)點，圍繞會議準備要求，確保會議嚴格按照會議目的和既定議程進行。這就要求會議組織者提前思考會議的目標是什么，實際困難是什么，可能的解決方案是什么，總體思考后確定會議的主要基調(diào)。只有想清楚這些內(nèi)容，才能設計出好的問題。 會議的目的想清楚了，會議的基調(diào)也確定了，那么會議組織者要考慮的另外一個問題就是會議的作用：解決問題。 要解決問題，首先要做的就是在會議開始前明確界定問題，這是決定會議成功的關鍵。作為一名會議組織者，我們應該努力徹底思考問題，提取要討論的要點，并為每個要點做好準備，以指導會議的基調(diào)，使會議朝著有效的方向發(fā)展，實現(xiàn)最終目標。 因此，如何在會議開始前明確問題并適當分解，是對會議組織者技能的考驗。麥肯錫提出的七步成詩是戰(zhàn)略咨詢巨頭的良好參考，如圖2所示。圖27步成詩法問題解決策略 所謂七步成詩，是指從定義到解決問題的七個步驟，包括以下內(nèi)容。 (1)定義問題，明確要討論的問題和特點。 （2）詳細分解定義明確的問題，將相對寬泛的問題分解為幾個具體明確的子問題，以便參與者在討論時更好地理解。 (3)優(yōu)先考慮細化分解后的問題。畢竟會議時間有限，不能討論所有問題。會議組織者在分解問題后，應對詳細的問題進行重要的排序，并在規(guī)定的時間內(nèi)篩選出最重要的問題作為會議問題。 (4)逐項分析會議問題，這是參與者在會前準備過程中需要做的。 (5)在會議上對會議問題進行關鍵分析，點討論各項題目。 (6)總結會議討論的內(nèi)容，形成會議共識和結論。 (7)溝通，向與會者解釋會議結論，確認大家都能理解。 在這七個步驟中，前三個步驟是會前問題的準備階段，下面詳細介紹了如何按照七個步驟設計會議問題。 第一步:定義問題(考慮會議的目的是解決什么) 在定義問題之前，首先要明確什么是問題，并非所有有問號的都是問題。因此，會議組織者應該明確什么是問題，一個真正的商業(yè)問題應該包括以下因素。 (1)問題是具體的，而不是一般的。 (2)問題是有內(nèi)容的，而不是事實的列表或無可爭議的主張。 (3)問題可以采取行動，動作分解清晰。 (4)問題是關注決策者下一步所需的行動，符合決策者的要求。 下面的例子說明了什么是真正的商業(yè)問題。 例1:大家都抱怨現(xiàn)行組織結構下各部門各管一攤，各管各管，整體運行效率相對較低?！?這是真正的商業(yè)問題嗎？不，這是事實陳述，它陳述了一個事實，那就是各管一攤，各為政，運行效率低。 例2：要提高組織運行效率?！?這是真正的商業(yè)問題嗎？不，這是無可爭議的努力方向，當然要提高組織效率。 例3：組織運行效率能否通過調(diào)整組織結構來提高？” 這是真正的商業(yè)問題嗎？不，這個問題太寬泛，沒有討論的基礎。 例4哪種方法可以提高組織運行效率？將現(xiàn)行直線職能制組織結構調(diào)整為事業(yè)部制度？還是保持現(xiàn)有的組織結構，優(yōu)化授權和產(chǎn)銷銜接流程？若調(diào)整為事業(yè)部，從哪些方面進行調(diào)整？若不調(diào)整，如何優(yōu)化現(xiàn)有機制？ 這是真正的商業(yè)問題嗎？是的，因為這個問題符合具體、內(nèi)容、行動和反映決策者的想法的特點，這是我們可以定義的商業(yè)問題，成為我們設計問題的基礎。 步驟2：分解問題（邏輯樹，考慮解決問題的關鍵因素有哪些） 在明確題后，需要對問題進行細化分解，確保所有問題進一步清晰。以下是分解問題的例子，如圖3所示。圖3會議題分解示例 第三步:優(yōu)先排序，消除所有非關鍵問題(目前最需要解決的問題是什么) 要完成問題的詳細分解，我們應該找出重點。畢竟，一次會議的時間是有限的能討論或解決。因此，下一步是優(yōu)先考慮分解后的問題?？蓞⒄找韵略瓌t進行優(yōu)先排序。 (1)每個問題的重要性由判斷力和洞察力決定。 (2)團隊成員參與:團隊成員參與往往能提供更多有益的判斷和見解。 (3)分析時不要太注重細節(jié)。在這個階段，(-30%，30%)的準確性就足夠了，甚至可以從整體上把握，只需要簡單快捷的計算。 (4)要做好冒險的準備，現(xiàn)在正在做的一切都會在未來得到調(diào)整。 以下是優(yōu)先排序的例子，如圖4所示。圖4會議題篩選舉例 會議主題確定后，應合理分配整體時間和子主題時間，包括：1。會議總時間的安排；討論時間的安排；休息時間的安排。 3.選擇參與者 一般來說，會議參與者的選擇要少而精，選擇會議參與者的條件如下。 (1)讓有決策權的人參與。 (2)即使是其他部門的人，如果與會議有關，也讓他們參加。 (3)讓與會議主題相關的專家參加。 (4)讓能正確表達自己意見的人參加。 4.準備會議場地 會議場所是提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效，促進溝通，還能讓參與者感到快樂，提高會議效率。 準備場地包括場地選擇和場地布局。 （1）場地選擇有以下條件，包括：足夠的會議空間；參與者和會議組方便的場所；良好的照明、通風、保暖（或冷卻）設備；完善的會議設備、桌椅、白板、視聽設備等；抗干擾。 （2）會場布置包括：會議桌椅安排；室內(nèi)裝飾（色調(diào)、標語或橫幅、花草等）；會場設備調(diào)試；座次排列等。 5.發(fā)布會議通知 如果必須召開會議，應在一周前至少三天前提前通知，以便準備會議。會議通知中應記錄的項目包括：會議名稱和目的、會議主題、討論項目和會議類型、會議日期、開始時間、每個主題的時間和結束時間、地址（地址、電話號碼、示意圖）、主持人姓名、記錄人員姓名、參與者名單、附加會議材料、其他材料（參與者必須提前準備）。 6.提前分發(fā)會議資料 為了召開有意見的會議，應以提前傳達問題、盡可能提前分發(fā)討論材料為堅定不移的原則。對于定期召開的會議的既定問題，還應在給出的日期內(nèi)確定和實施討論材料的提前分發(fā)。